Trong các câu trả lời khảo sát, điều nổi bật đầu tiên là nhiều người nói rằng “rất căng thẳng”.
Tuy nhiên, lý do không hẳn vì các buổi phỏng vấn ở Nhật “quá khắt khe”, mà nhiều ý kiến cho rằng họ bị choáng ngợp bởi sự lịch sự và nghiêm túc rất đặc trưng.

“Bầu không khí nghiêm túc đến mức chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể trượt. Tôi cảm thấy rất áp lực.” (Đài Loan)
“Tôi rất hồi hộp, nhưng người phỏng vấn lại thân thiện hơn tôi tưởng và chúng tôi còn trò chuyện sôi nổi về nghệ thuật.” (Pháp)
“Dù thế nào thì ấn tượng chung vẫn là… rất căng thẳng!” (Đài Loan)

Trong khi nhiều người cảm nhận được sự căng thẳng đặc trưng đó,
cũng có không ít ý kiến cho rằng
“thân thiện hơn mình nghĩ”, “họ lắng nghe câu chuyện của tôi rất tử tế”.
Qua đó có thể thấy rằng các buổi phỏng vấn tại Nhật Bản là sự kết hợp giữa “sự lịch sự” và “sự mềm mỏng”.

Đây là điểm quan trọng!

● Cách ứng phó tốt với “sự căng thẳng” trong phỏng vấn tại Nhật Bản

Nhiều người có thể cảm thấy hồi hộp trước bầu không khí nghiêm túc và lịch sự. Tuy nhiên, điều đó cũng thể hiện thái độ của người phỏng vấn khi họ muốn đối diện và lắng nghe từng ứng viên một cách nghiêm túc. Đừng quá gồng mình, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và truyền đạt suy nghĩ của bản thân một cách điềm đạm.

Các du học sinh đã cảm nhận những điểm khác biệt nào giữa phỏng vấn tại Nhật Bản và phỏng vấn ở quê hương của mình?

Liên lạc với ứng viên một cách lịch sự

“Dù kết quả thế nào họ cũng luôn liên lạc lại. Tôi cảm thấy ứng viên được trân trọng.” (Đài Loan)
…đây được đánh giá tích cực như một đặc trưng của các công ty Nhật Bản.

Sự coi trọng hồ sơ

“Nhiều trường hợp cần nộp bản mô tả kinh nghiệm làm việc.” (Đài Loan)
“Tôi ngạc nhiên vì các giấy tờ bản cứng vẫn còn được sử dụng.” (Đài Loan)
…so với những quốc gia đã số hóa mạnh mẽ, “văn hóa giấy tờ” của Nhật Bản để lại ấn tượng sâu sắc.

Đây là điểm quan trọng!

● Khi chuẩn bị hồ sơ, hãy lưu ý những điều sau

① Chuẩn bị hồ sơ với giả định sẽ nộp ‘bản giấy’
Vào ngày phỏng vấn, để yên tâm, bạn nên mang theo bản sao hồ sơ ứng tuyển, để thẳng trong bìa nhựa trong suốt mà không gấp.

② Hiểu sự khác nhau giữa ‘sơ yếu lý lịch’ và ‘bản mô tả kinh nghiệm làm việc’
Trong quá trình tìm việc tại Nhật Bản, đôi khi bạn sẽ được yêu cầu nộp hai loại hồ sơ: “sơ yếu lý lịch” và “bản mô tả kinh nghiệm làm việc”.
・Sơ yếu lý lịch: giấy tờ để xác nhận thông tin cơ bản như địa chỉ, học vấn
・Bản mô tả kinh nghiệm làm việc: giấy tờ để trình bày nội dung công việc đã làm, kỹ năng và điểm mạnh đã tích lũy

Vì vai trò của hai loại hồ sơ khác nhau, thay vì lặp lại cùng một nội dung, điều quan trọng là phải viết tách biệt rõ ràng theo mục đích của từng loại.

Kính ngữ và cách nói chuyện

“Trong tiếng mẹ đẻ không có kính ngữ nên việc dùng kính ngữ trong tiếng Nhật rất khó.” (Đài Loan)
“Trong lúc phỏng vấn, tôi lo lắng không biết mình có đang dùng kính ngữ đúng hay không.” (Việt Nam)
“Trong tiếng mẹ đẻ cũng có cách nói thân mật và lịch sự, nhưng không thay đổi ngữ pháp hay từ vựng như tiếng Nhật.” (Mỹ)
…không chỉ rào cản ngôn ngữ, kính ngữ thực sự là điều khó đối với du học sinh ở bất kỳ quốc gia nào.

Đây là điểm quan trọng!

● Những điều nên lưu ý về kính ngữ và cách nói chuyện]

① Không cần đặt mục tiêu dùng kính ngữ hoàn hảo
Điều quan trọng là thái độ muốn truyền đạt một cách lịch sự tới đối phương. Hãy chú ý dùng thể “desu/masu”, nói chuyện bình tĩnh và rõ ràng.

② Chuẩn bị trước những cách diễn đạt thường dùng
Không cần ghi nhớ tất cả các loại kính ngữ. Chỉ cần tập trung vào những cụm từ hay dùng trong phần tự giới thiệu hay lý do ứng tuyển là đủ.

Văn hóa mặc vest

“Ở Nhật Bản cần mặc vest, nhưng ở Đài Loan thì không nghiêm ngặt đến vậy.” (Đài Loan)
“Mọi người đều mặc vest màu đen.” (Đài Loan)
“Nhất định phải mặc vest và còn cần cả túi xách đi xin việc.” (Trung Quốc)
…việc coi trọng sự ‘chỉnh chu’ về ngoại hình cũng là nét đặc trưng của phỏng vấn tại Nhật Bản.

Đây là điểm quan trọng!

● Những điều cần lưu ý về trang phục và tác phong

① Vest nên chọn màu ‘đen hoặc xanh đậm’ làm cơ bản
Cả nam và nữ đều thường mặc vest màu đen hoặc xanh đậm. Ngoài ra, việc chuẩn bị một chiếc túi xin việc có thể đựng tài liệu khổ A4 sẽ giúp bạn mang hồ sơ mà không cần gấp, tạo cảm giác yên tâm.

② Điều được chú ý nhiều hơn cả vest là ‘sự gọn gàng, sạch sẽ’
Hơn cả màu sắc hay thiết kế, điều mà người phỏng vấn chú ý là sự gọn gàng, sạch sẽ. Trước buổi phỏng vấn, hãy kiểm tra xem vest hay áo sơ mi có bị nhăn không, kiểu tóc đã chỉnh tề chưa.

Trong các buổi phỏng vấn, cũng có những câu hỏi thuộc dạng “không thường được hỏi ở quê hương”. Dưới đây là những câu hỏi thực tế đã được đưa ra, cùng với việc doanh nghiệp muốn nhìn thấy điều gì thông qua những câu hỏi đó, và một số gợi ý khi trả lời.

「Nếu công ty sử dụng AI, bạn nghĩ thế nào？」 (Pháp)

Doanh nghiệp đang nhìn vào điều gì?

Thông qua câu hỏi này, doanh nghiệp muốn biết cách bạn suy nghĩ về các công nghệ mới như AI hay DX, cũng như cách bạn đối mặt với sự thay đổi. Không nhất thiết phải có một đáp án đúng duy nhất, và trong nhiều trường hợp, việc thể hiện quan điểm riêng của bản thân sẽ được đánh giá cao.
Ví dụ, thay vì chỉ trả lời ngắn gọn “Tôi nghĩ là tiện lợi”, nếu bạn có thể nói thêm như “Nếu là tôi, tôi sẽ sử dụng theo cách này để nâng cao hiệu quả công việc” với hình ảnh cụ thể, bạn sẽ để lại ấn tượng tốt hơn.

「Tại sao bạn muốn vào công ty Nhật Bản mà không phải là công ty ở Trung Quốc hay Đài Loan？」 (Đài Loan)

Doanh nghiệp đang nhìn vào điều gì?

Doanh nghiệp muốn hiểu một cách cẩn thận “lý do bạn chọn Nhật Bản”. Bên cạnh việc bạn yêu thích Nhật Bản, nếu có thể kết nối câu chuyện với chuyên ngành của mình hoặc kế hoạch sự nghiệp trong tương lai, người nghe sẽ dễ hình dung hơn.

「Nếu vào làm tại công ty chúng tôi, bạn muốn làm công việc như thế nào？」 (Đài Loan)

Doanh nghiệp đang nhìn vào điều gì?

Bằng cách hỏi “sau khi vào công ty, bạn muốn đảm nhận vai trò gì”, doanh nghiệp nhằm tránh sự không phù hợp giữa đôi bên. Trong trường hợp này, hãy thử đưa ra những ví dụ cụ thể liên quan đến công việc hoặc dịch vụ của công ty.
Những câu trả lời cho thấy lộ trình phát triển, chẳng hạn như “Trước mắt tôi muốn đảm nhận công việc ○○, và trong tương lai muốn thử sức với △△”, sẽ được đánh giá cao.

「Hãy nói về bản thân bạn sau 10 năm nữa」 (Mỹ)

Doanh nghiệp đang nhìn vào điều gì?

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng coi trọng việc ứng viên có thể hình dung tương lai của mình một cách cụ thể hay không.
Việc trả lời với một hình ảnh tương lai rõ ràng là lý tưởng, nhưng nếu bạn chưa nghĩ ra ngay, hãy cố gắng truyền đạt rằng bạn quan tâm đến lĩnh vực nào và muốn hướng tới vai trò gì, đồng thời liên hệ với đặc điểm của doanh nghiệp khi trả lời.

Phỏng vấn không chỉ phụ thuộc vào cách trả lời trong ngày hôm đó, mà mức độ chuẩn bị trước đó cũng ảnh hưởng rất lớn đến cảm nhận và kết quả.
Các du học sinh đã từng trải qua quá trình tìm việc tại Kyoto đã chuẩn bị cho phỏng vấn như thế nào, và họ cảm thấy điều gì là hữu ích nhất?

1. Xác định sớm vị trí công việc quan tâm và tham gia các hoạt động liên quan

“Tôi nghĩ điều quan trọng là nên xác định sớm vị trí công việc mình muốn ứng tuyển, và khi còn là sinh viên thì tích cực tham gia các hoạt động liên quan đến lĩnh vực đó. Nhờ vậy, tôi có thể truyền đạt động lực của mình một cách cụ thể trong buổi phỏng vấn và để lại ấn tượng tốt với doanh nghiệp.”（Việt Nam）

…Khi có thể kể về những trải nghiệm cụ thể và những việc đã thực sự làm, bạn sẽ được nhìn nhận là người “có mục tiêu rõ ràng”, điều này giúp tạo ấn tượng tốt với người phỏng vấn.

2. Tham gia các buổi hội thảo học kỹ năng thuyết trình là một sự hỗ trợ lớn

“Tôi đã tham gia một buổi hội thảo để chuẩn bị cho phần thuyết trình. Việc được nghe trực tiếp bài nói của người Nhật đang tìm việc hoặc chuyển việc là một trải nghiệm rất quý giá đối với tôi – một du học sinh.”（Đài Loan）

…Đây dường như là cơ hội hiếm có để “nghe và cảm nhận” xem trong phỏng vấn ở Nhật Bản, cách nói chuyện như thế nào là phù hợp.

Cuối cùng, chúng tôi xin giới thiệu những lời khuyên thực tế từ những người đã tham gia khảo sát.

• Nên chuẩn bị càng sớm càng tốt
• Khuyến khích tham gia các sự kiện tìm việc làm!
• Chú ý đến thời hạn tư cách lưu trú. Tốt nhất nên tham gia phỏng vấn trước khoảng nửa năm để yên tâm
• Nên thực hiện phỏng vấn thử
• Khi ghi chú trong lúc phỏng vấn, dùng giấy sẽ tạo ấn tượng tốt hơn so với dùng điện thoại
• Chỉ có luyện tập thật nhiều mà thôi!

Trong số đó, những lời khuyên được nhắc đến nhiều nhất là “chuẩn bị sớm” và “tham gia các sự kiện tìm việc”.

Điểm cần lưu ý!

① “Chuẩn bị sớm” cụ thể là nên làm gì?

• Bắt đầu tự phân tích bản thân và nghiên cứu ngành nghề
• Vào mùa hè năm 3 đại học (năm 1 thạc sĩ), hãy kiểm tra thông tin về các chương trình thực tập
• Thử đến trung tâm hỗ trợ nghề nghiệp (career center) của trường đại học

Ngay cả khi bạn cảm thấy “có lẽ vẫn còn sớm”, việc bắt đầu từ khâu thu thập thông tin trước vẫn rất quan trọng.

② Hãy tận dụng các sự kiện tìm việc như một “nơi thu thập thông tin”
Tìm việc cũng là một cuộc chiến thông tin, vì vậy các sự kiện nơi bạn có thể trực tiếp nói chuyện với doanh nghiệp là rất hữu ích.
Ngay cả khi bạn chưa biết hỏi câu hỏi gì, bạn vẫn có thể cảm nhận được bầu không khí thực tế của công ty – điều khó thấy chỉ qua website – hoặc khám phá những doanh nghiệp mà trước đó bạn chưa từng biết đến. Vì vậy, hãy tham gia một cách thoải mái.

③ “Phỏng vấn thử” có thể bắt đầu mà không cần chuẩn bị đặc biệt

• Đặt lịch tại trung tâm hỗ trợ nghề nghiệp của trường đại học
• Luyện tập cùng bạn bè, thay phiên nhau đóng vai người phỏng vấn

Khi thực sự nói thành lời, bạn sẽ dễ nhận ra sự khác biệt giữa hình ảnh bạn nghĩ về bản thân và ấn tượng mà người khác nhận được.